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核电工程档案数字化实践及应用

2019-11-01 17:39  

  上海核工程研究设计院有限公司(国核工程) 上海 200233  摘要:档案是重要的信息资源,档案管理信息化也成为一种趋势。要想健康发展,应该不断加强档案信息化的建设,结合先进的网络管理方式以及信息化技术,确保档案朝着数字化管理方向发展。本文就核电工程档案数字化实践及应用进行了分析和探讨。  关键词:核电工程;档案数字化;应用  一、加强档数字化管理的意义  1、加强档案数字化管理有利于提高经济效益  一段时期以来,档案...


  上海核工程研究设计院有限公司(国核工程) 上海 200233

  摘要:档案是重要的信息资源,档案管理信息化也成为一种趋势。要想健康发展,应该不断加强档案信息化的建设,结合先进的网络管理方式以及信息化技术,确保档案朝着数字化管理方向发展。本文就核电工程档案数字化实践及应用进行了分析和探讨。

  关键词:核电工程;档案数字化;应用

  一、加强档数字化管理的意义

  1、加强档案数字化管理有利于提高经济效益

  一段时期以来,档案管理是需要依靠纸质文件和实物进行留存的。随着档案资料的增加,需要加大办公经费投入和加强人员配备去完成档案管理工作,纸质档案材料需要大量的纸张、打印设备、存储空间,这必然增加经济负担。数字化管理档案是运用计算机把文字或者图片进行扫描,从而使纸质的档案材料转化为电子材料。通过处理,只需要把所要留存的材料录入电脑,编辑好目录即可,不需要大量的工作人员,这极大的减少纸张和存储空间。数字化档案管理也不需要很多时间和人员。所以,档案数字化管理一定程度上提高了经济效益。

  2、加强档案数字化管理有利于提高办公效率

  档案记载着人们各项社会活动,是各个企事业单位最原始的记录,其包含着在丰富的资源。随着现代信息技术的快速发展,档案管理工作效率逐步提高。数字化管理档案,能够通过电脑程序把类别相同的文件进行归类整理,较少人工立卷时产生的分类不准确问题,而且能大大加快整理速度,在这一过程中也减少了领导签字环节,有利于节约时间。数字化管理档案能够快速的插入遗漏的文件,如果在档案整理过程中发现有遗漏问题,只要在电脑中把文件插入即可,这与人工拆卷,重新排序相比较,大大缩短了时间。数字化管理档案能够快速的查找文件,查找纸质版档案工作量特别大,需要翻找一段时间才能找到所需要的材料,而数字化档案,只要按照目录检索,即能很快的找到任何文件,这无疑提高了工作效率。

  3、加强档案数字化管理有利于提高社会价值

  档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录,它承载着过去、现在和将来。档案存储的目的是为了使有价值的资源保存完整,为日后的查找交流提供原始依据,从而实现其社会价值。档案数字化通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案,能够提高档案的利用效率,提高档案服务水平和能力。档案数字化管理之后,可以通过电子文档进行交流和利用,从而减少翻阅所造成的破坏,更好的保护原有的纸质文件,同时,能够有效的防止原始文件被篡改的行为。数字化档案管理能够把所有档案材料上传到邮箱、百度云等,这就避免了突发状况毁损档案文档,从而使档案的使用相对安全。

  二、档案管理信息化系统的特点

  传统借阅档案操作流程,查阅人必须要亲自到档案管理部门,才能查找翻阅档案并复印所需要的档案资料。整个查阅过程既耗费时间长又时效性受影响。如果异地查询资料,问题更加的突出。纸质档案数量有限,无法满足多人查阅使用的需求,如出现同一份档案同时查阅,就排队等候,档案利用的时效性受影响。档案信息化系统解决了这些问题,它实现精确、快速检索,适合于复杂的模糊查阅功能。查阅人在档案管理系统中检索所需要的公司名称或其他信息能快速查阅,如需要直接点击打印即可。档案管理系统可以多人查阅,只要在多台电脑系统里安装档案管理系统即可多人查阅同一份档案资料,不存在等候排队的情况。档案的传输实现信息化管理后,以文件的方式在线传输,提高传输速度的同时,保证了信息的安全性。保证档案存储的稳定性,保存时间更长,不会受到任何外界环境变化的影响,存储载体多种多样、方便管理、携带与查阅。整理扫描完成的档案资料录入档案管理系统,实现信息资源得到了更大的开发,进一步实现了资源共享,为日后工作提供了一定的便利性。

  通过计算机技术全程贯穿了每一个环节的工作难度大大降低了,也缩短了工作时间,如有档案资料需要修改直接使用计算机操作,快速找到目标文件,随机完成修改,包括档案的阅览、统计等功能都可实现,缩短时间和节省精力。

  三、数字化工作的流程管理

  档案数字化工作完成方式有内包和外包两种方式。国家秘密和核心商密档案及其他包含敏感信息的档案,需要严格控制知悉范围,档案数字化不得外包,由内部专业人员负责完成。其他建议采取外包,与外包单位签订安全保密协议,明确保密责任和义务。文档人员负责档案数字化前准备、数据验收、上传至档案管理系统。以纸质档案数字化为例,主要包括数字化前准备、档案扫描、图像处理、图像存储、扫描移交、验收入库等环节。

  1、数字化前准备。文档人员应对待扫描的档案进行整理,补充著录缺少元数据信息。破损严重、纸张不平整的纸质档案,应先进行修复和压平处理。记录案卷级、文件级档号和页数,补充录入缺少必填信息。剔除重复件和不宜上网发布的档案,再移交扫描,以备后查。

  2、档案扫描。扫描环节包括拆除装订、选择合适扫描方式及分辨率、恢复装订。公司保存历史档案纸张质量较好,采用高速扫描,少量过薄、过软档案采用平板扫描,拆除装订物时注意保护档案不受损害。扫描完成后应恢复装订,保持档案的排列顺序不变。分辨率不得低于300dpi,当清晰度不够时适当提高分辨率。

  3、图像处理。图像数据质量检查。当发现不符合图像质量要求时,应重新对图像进行纠偏、去污、裁边处理。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。公司接收的超长、超宽大型工程图纸,分区扫描并合并成一副图像。

  4、图像存储。存储格式推荐采用JPEG、PDF格式,为了读取方便一般以PDF格式保存,并以唯一对应的档号命名,以便电子文件命名和ECM系统内录入的文件编码进行匹配,批量上传到系统中。

  5、扫描后登记。扫描人员在扫描完成后,登记扫描方式、页数、扫描人。核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的页数是否一致,检查著录信息和档案扫描件是否有缺失错误,再进行数据验收。

  四、数字化成果应用

  以围绕核电十年定期审查专项,集中开展档案数字化并建立档案库,为了保障档案的电子查阅,在集中审查半年内,对相关6万余件记录报告,3000余卷档案,约500万页集中数字化,并对录入错误信息及时纠正,为十年定期审查节省工期,也减少了各路专家车马劳顿。

  针对核电十年定期审查项目,文档人员联合业务技术人员在档案管理系统建立档案库,内容涵盖了技术规格书、经验反馈、往来函件、审查报告等11个档案分类,形成树状档案库,一键查找,既是本次项目成果展示,更为海阳核电下一个十年定期审查提供借鉴。

  结束语

  档案管理信息化建设是一项艰巨而长期的任务,也是一项系统工程。档案管理工作一定要抓好数据库建设,才是跟上时代发展的步伐。通过上海仪电资产公司及档案管理中心的各位领导、同事的引领帮助协助配合努力下,完成了阶段性的任务。今后加快档案管理信息化建设,按照领导指示完成的各项进程。

  参考文献

  [1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011(06):54-57.

  [2]向立文.档案资源整合与共享的实现条件研究[J].情报杂志,2006(12):135-136+139.

  [3]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化,2017(03).



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